Nhân viên Hành chính Nhân sự (HCNS) đóng vai trò kép, vừa là người quản lý các hoạt động hành chính nội bộ, vừa là cầu nối và người phát triển nguồn nhân lực. Vị trí này đảm bảo bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru và đội ngũ nhân sự luôn sẵn sàng đáp ứng mục tiêu kinh doanh.
1. Mô tả công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự
Phạm vi công việc của HCNS rất đa dạng, bao gồm cả các nhiệm vụ giấy tờ và các hoạt động phát triển con người.
Quản lý hành chính và tài sản:
a) Văn kiện và Hồ sơ: Chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ các văn kiện, giấy tờ hành chính của doanh nghiệp một cách có hệ thống.
b) Tài sản chung: Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, đảm bảo cung cấp đầy đủ và tối ưu hóa việc mua sắm, phân bổ để hỗ trợ các bộ phận khác hoạt động hiệu quả.
c) Hỗ trợ lễ tân: Đảm nhận hoặc hỗ trợ công tác lễ tân, đón tiếp khách và tổ chức các sự kiện, hoạt động truyền thông nội bộ.Quản trị nhân sự cốt lõi:
a) Hồ sơ lao động và Hợp đồng: Quản lý hồ sơ nhân sự một cách hệ thống và bảo mật, kiểm tra thời hạn HĐLĐ, thực hiện các thủ tục tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng theo đúng quy định pháp luật.
b) Xử lý bảng lương (C&B): Tham gia vào quá trình xử lý bảng lương, các chế độ lương thưởng và phúc lợi cho người lao động.
c) Tuyển dụng và Đào tạo:
- Tuyển dụng: Lập kế hoạch tuyển dụng, tạo nguồn ứng viên, sàng lọc hồ sơ, và sắp xếp lịch phỏng vấn.
- Đào tạo: Hỗ trợ xây dựng các chính sách và chương trình đào tạo nội bộ, phổ biến nội quy và hỗ trợ quy trình tiếp nhận nhân sự mới.
2. Cơ cấu và định hướng phát triển
Tùy theo quy mô, phòng Hành chính Nhân sự có thể được chia thành các bộ phận chuyên môn hóa để tối ưu hóa hiệu suất.
Các bộ phận chuyên trách:
a) Bộ phận Tuyển dụng (Recruitment): Tập trung vào việc tạo nguồn và thu hút nhân tài.
b) Bộ phận Lương thưởng và Phúc lợi (C&B): Chuyên trách về chế độ đãi ngộ, bảo hiểm, và tính lương.
c) Bộ phận Hành chính (Admin): Quản lý văn phòng, tài sản, và các hoạt động hỗ trợ. d) Bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D): Tập trung vào việc nâng cao kỹ năng và phát triển sự nghiệp của nhân viên.Con đường học tập:
a) Để làm tốt công việc HCNS, các ngành học nền tảng thường là Quản trị nhân lực, Quản lý nhân sự, Quản lý nguồn nhân lực hoặc Quản trị hành chính nhân sự.
b) Những ngành này trang bị kiến thức vững chắc về quản lý, luật lao động, và kỹ năng phát triển con người.
3. Bộ kỹ năng then chốt để thành công
Nhân viên HCNS cần trang bị một loạt các kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn để xử lý lượng công việc lớn và đa dạng.
Kỹ năng mềm thiết yếu:
a) Giao tiếp và Xử lý tình huống: Khả năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, linh hoạt để xử lý các tình huống bất ngờ hoặc xung đột nội bộ một cách khéo léo.
b) Quan sát và Lắng nghe: Kỹ năng này giúp HCNS hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của nhân viên, từ đó đưa ra những chính sách và hành động hỗ trợ phù hợp.
c) Khả năng đối phó với áp lực: Vị trí này thường xuyên phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp, deadline tuyển dụng gấp rút, hay xung đột, đòi hỏi sự bình tĩnh và khả năng giữ vững tâm lý.Kỹ năng chuyên môn và tổ chức:
a) Đa chức năng và Kỹ năng tổ chức: HCNS thường phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc (từ tính lương đến tổ chức sự kiện), do đó, kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả là vô cùng quan trọng.
b) Tin học văn phòng: Đây là kỹ năng bắt buộc để thực hiện các công việc giám sát, lưu trữ giấy tờ, xử lý bảng lương và báo cáo.
c) Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự (HRM): Việc tìm hiểu và biết cách sử dụng các phần mềm HRM là lợi thế lớn, giúp tự động hóa các quy trình phức tạp và giảm thiểu sai sót.
Kết luận
Nhân viên Hành chính Nhân sự không chỉ là người làm thủ tục giấy tờ mà còn là nhà quản lý chiến lược, người giữ vai trò then chốt trong việc xây dựng văn hóa, duy trì sự ổn định và thúc đẩy sự phát triển của nguồn nhân lực, qua đó đóng góp trực tiếp vào thành công chung của doanh nghiệp.