Trong quy trình tuyển dụng, email xác nhận phỏng vấn tưởng chừng chỉ là một thao tác nhỏ, nhưng lại thể hiện mức độ chuyên nghiệp của cả ứng viên lẫn doanh nghiệp. Một email được viết đúng chuẩn giúp hai bên thống nhất rõ ràng về thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn và tạo thiện cảm ngay từ bước đầu.
Bài viết này chia sẻ những nguyên tắc quan trọng khi viết email xác nhận phỏng vấn dành cho ứng viên, đồng thời gợi mở cách bộ phận nhân sự chuẩn hóa mẫu email, quản lý hiệu quả trên hệ thống như HR24.

1. Email xác nhận phỏng vấn là gì và vì sao quan trọng?

Email xác nhận phỏng vấn là phản hồi chính thức của ứng viên sau khi nhận được thư mời phỏng vấn từ doanh nghiệp. Nội dung thường bao gồm:
- Xác nhận đồng ý tham gia phỏng vấn theo lịch đã được đề xuất.
- Hoặc đề nghị điều chỉnh thời gian / hình thức phỏng vấn (nếu cần).
- Thể hiện lời cảm ơn vì cơ hội được mời phỏng vấn.
Tuy đơn giản, nhưng email này có ý nghĩa:
- Giúp nhà tuyển dụng nắm chắc tỷ lệ tham dự, chủ động sắp xếp lịch và nhân sự phỏng vấn.
- Thể hiện tác phong làm việc, văn hóa giao tiếp của ứng viên.
- Hạn chế nhầm lẫn về lịch phỏng vấn, tránh trường hợp ứng viên “quên”, đến sai giờ hoặc sai địa điểm.

2. Nguyên tắc chung khi viết email xác nhận phỏng vấn

Khi soạn email, ứng viên nên tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản:
- Ngắn gọn, rõ ràng, đi thẳng vào mục đích: xác nhận tham gia hoặc đề xuất lịch khác.
- Giọng văn lịch sự, tôn trọng: thể hiện thái độ nghiêm túc với cơ hội phỏng vấn.
- Thông tin đầy đủ: nêu lại vị trí ứng tuyển, thời gian, hình thức phỏng vấn để tránh nhầm lẫn.
- Đúng chính tả, câu chữ mạch lạc: đây là yếu tố thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp.
Về thời gian, ứng viên nên trả lời sớm, tốt nhất trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được thư mời.

3. Cấu trúc một email xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp

Một email xác nhận phỏng vấn thường bao gồm các phần sau:

3.1. Tiêu đề email (subject)

Tiêu đề cần ngắn gọn, thể hiện rõ nội dung và vị trí ứng tuyển. Ví dụ:
- “Xác nhận phỏng vấn – Nguyễn Văn A – Vị trí Chuyên viên Nhân sự”
- “Confirm interview – Nguyen Van A – HR Executive Position”
Tiêu đề rõ ràng giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm kiếm, phân loại và theo dõi.

3.2. Lời chào mở đầu

Ứng viên nên sử dụng lời chào trang trọng, phù hợp với thông tin nhận được:
- Nếu biết tên người phụ trách: “Kính gửi Anh/Chị [Họ tên]” hoặc “Dear Mr./Ms. [Name]”.
- Nếu chỉ biết bộ phận: “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty [Tên công ty]”.
Lời chào đúng đối tượng thể hiện sự tôn trọng và tìm hiểu kỹ thông tin.

3.3. Lời cảm ơn vì cơ hội phỏng vấn

Ngay sau phần chào, ứng viên nên gửi lời cảm ơn ngắn gọn:
- Cảm ơn vì đã xem xét hồ sơ và mời tham gia phỏng vấn.
- Thể hiện sự quan tâm tới vị trí và mong muốn được trao đổi thêm.
Phần này giúp tạo thiện cảm, cho thấy ứng viên đánh giá cao cơ hội từ doanh nghiệp.

3.4. Nội dung xác nhận hoặc đề nghị điều chỉnh

Đây là phần chính của email. Ứng viên cần nêu rõ:

• Xác nhận tham gia:

  Nhắc lại thời gian, ngày, địa điểm hoặc hình thức phỏng vấn (online/offline).

• Ví dụ: “Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc 9h00, ngày 15/12/2025 tại văn phòng Công ty …”

• Hoặc đề nghị đổi lịch (khi không thể tham dự đúng giờ):
  - Trình bày lý do ngắn gọn, phù hợp.
  - Đề xuất một vài khung giờ thay thế mà bạn có thể tham gia.
  - Vẫn giữ thái độ tôn trọng, linh hoạt theo sắp xếp của doanh nghiệp.

3.5. Câu hỏi bổ sung (nếu cần)

Nếu có những thông tin chưa rõ, ứng viên có thể hỏi thêm trong email xác nhận, ví dụ:
- Hình thức phỏng vấn: trực tiếp, qua Zoom/Teams, qua điện thoại…
- Cần mang theo hồ sơ bản cứng, laptop, portfolio hay không.
- Người liên hệ khi đến nơi: bộ phận, số điện thoại.
Những câu hỏi này thể hiện sự chủ động và chuẩn bị nghiêm túc.

3.6. Lời kết và chữ ký email

Cuối email, ứng viên nên:
- Gửi lời cảm ơn một lần nữa.
- Dùng lời kết trang trọng như “Trân trọng”, “Best regards”.
- Kèm chữ ký bao gồm: họ tên, số điện thoại, email, nếu có thể thêm vị trí đang làm việc hiện tại.

4. Một số lưu ý ứng viên nên tránh

Khi trả lời email xác nhận phỏng vấn, ứng viên cần tránh:
- Trả lời quá trễ khiến nhà tuyển dụng khó sắp xếp lịch.
- Viết email quá ngắn, chỉ một dòng “Em xác nhận ạ” mà không nêu rõ thời gian, nội dung.
- Sử dụng ngôn ngữ suồng sã, viết tắt, emoji không phù hợp bối cảnh công việc.
- Gửi email nhưng không kiểm tra lại lỗi chính tả, tên công ty, tên người nhận.
Những lỗi nhỏ này có thể khiến nhà tuyển dụng đánh giá thấp tác phong làm việc và mức độ nghiêm túc của ứng viên.

5. Góc nhìn dành cho doanh nghiệp: chuẩn hóa mẫu Email với HR24.

Không chỉ ứng viên, bộ phận nhân sự cũng cần quản lý tốt các mẫu email liên quan đến tuyển dụng, bao gồm thư mời phỏng vấn và hướng dẫn ứng viên phản hồi.
Với hệ thống quản trị nhân sự như HR24, doanh nghiệp có thể:
- Lưu trữ và chuẩn hóa các mẫu email tuyển dụng (thư mời phỏng vấn, thư xác nhận lịch, thư cảm ơn sau phỏng vấn…).
- Gắn mẫu email với từng vị trí tuyển dụng, từng vòng phỏng vấn trong quy trình trên HR24.
- Tự động gửi thư mời và ghi nhận trạng thái phản hồi của ứng viên ngay trên hệ thống, thay vì theo dõi rời rạc qua nhiều hộp thư.
- Giúp đội ngũ nhân sự truyền tải thông điệp thống nhất, chuyên nghiệp, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
Nhờ đó, trải nghiệm của ứng viên với doanh nghiệp được cải thiện rõ rệt, từ bước liên hệ đầu tiên cho đến các vòng phỏng vấn tiếp theo.

6. Kết luận

Email xác nhận phỏng vấn không chỉ là thao tác trả lời đơn thuần, mà là bước thể hiện thái độ, phong cách làm việc và sự tôn trọng đối với cơ hội nghề nghiệp.
- Đối với ứng viên, một email rõ ràng, lịch sự, đúng chuẩn giúp ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng ngay từ đầu.
- Đối với doanh nghiệp, việc chuẩn hóa mẫu email và quản lý tập trung trên hệ thống như HR24 giúp quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, nhất quán và hiệu quả hơn.
Khi cả hai phía cùng chú trọng đến cách giao tiếp qua email, quy trình tuyển dụng sẽ trở nên trôi chảy, minh bạch, và là nền tảng cho mối quan hệ hợp tác bền vững trong tương lai.