Công tác quản lý lao động và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc là yêu cầu cốt lõi trong quản trị nhân sự của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Nhằm đơn giản hóa quy trình hành chính và tối ưu hóa dữ liệu số quốc gia, hệ thống pháp luật quy định cơ chế liên thông toàn diện giữa đăng ký lao động và khai báo bảo hiểm theo các khung văn bản mới như Luật Việc làm số 74/2025/QH15 và Nghị định số 318/2025/NĐ-CP. Việc làm chủ các quy định này giúp doanh nghiệp vận hành đúng luật và bảo toàn quyền lợi tối đa cho người lao động.

Nhằm chia sẻ cẩm nang kiến thức thực chiến cho người làm nghề nhân sự (HR) và người nộp thuế, HR24 xin tổng hợp chi tiết lộ trình xử lý thủ tục hành chính liên thông dưới đây.

Quy trình khai trình lao động và đăng ký BHXH bắt buộc đối với nhân sự mới

Khi phát sinh hợp đồng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc, người lao động và người sử dụng lao động phối hợp triển khai theo mô hình 3 bước đồng bộ từ ngày 01/07/2026:

• Bước 1 (Người lao động): Cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân chính xác theo Mẫu tờ khai đăng ký tham gia BHXH (quy định tại khoản 1 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, bổ sung các trường thông tin theo Nghị định số 318/2025/NĐ-CP) cho người sử dụng lao động.

• Bước 2 (Doanh nghiệp): Sử dụng các phần mềm chuyên ngành để thực hiện đăng ký thông tin lao động đồng thời với hồ sơ đóng bảo hiểm, truyền dữ liệu liên thông trực tiếp lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

• Bước 2 (Cơ quan quản lý): BHXH Việt Nam tiếp nhận, đối soát dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để phê duyệt và cấp kết quả trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, thủ tục này hoàn toàn không thu phí.

​

Thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi có thay đổi biến động biến chuyên môn

Trong quá trình làm việc, nếu nhân sự có sự thay đổi về mặt nghiệp vụ hoặc vị trí công tác, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin liên thông trên hệ thống:

• Phạm vi thông tin điều chỉnh: Bao gồm các thay đổi về chức vụ, chức danh nghề nghiệp, nghề nghiệp, loại hợp đồng lao động hoặc địa điểm làm việc thực tế.

• Thời hạn xử lý hệ thống: Doanh nghiệp lập hồ sơ điều chỉnh dựa trên tờ khai mẫu quy định và nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Thời gian cơ quan bảo hiểm phê duyệt dữ liệu cập nhật là 05 ngày làm việc, bảo đảm tiến độ quản lý nhân sự không bị nghẽn mạch.

Cơ chế đăng ký trực tuyến toàn trình dành cho lao động thất nghiệp và tự do từ năm 2027

Một bước tiến đột phá trong công tác số hóa quản lý thị trường lao động là việc kích hoạt cổng đăng ký điện tử toàn trình áp dụng từ ngày 01/01/2027 dành cho người thất nghiệp và lao động có việc làm nhưng không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc:

• Phương thức khai báo trực tuyến: Người lao động chủ động truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia (địa chỉ website: vieclam.gov.vn) hoặc thực hiện thao tác trực tiếp trên ứng dụng định danh điện tử VNeID của Bộ Công an.

• Quy trình xử lý hồ sơ: Người nộp hồ sơ tiến hành điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai điện tử đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động. Hệ thống công nghệ thông tin do Bộ Nội vụ quản lý sẽ tự động tiếp nhận, định tuyến dữ liệu và trả kết quả NGAY sau khi người lao động hoàn thành việc gửi tờ khai điện tử hợp lệ (nếu hệ thống từ chối sẽ phản hồi rõ lý do bằng văn bản số). Thủ tục này được miễn hoàn toàn lệ phí hành chính.

Quy định chuyển đổi trạng thái lao động từ có việc làm sang thất nghiệp hoặc ngừng kinh tế

Hệ thống thông tin số tự động quản lý chặt chẽ sự dịch chuyển trạng thái cư trú và làm việc của công dân trên thị trường để điều phối các gói trợ cấp thất nghiệp hoặc an sinh:

• Khi chuyển từ có việc làm sang thất nghiệp: Người lao động thực hiện khai báo biến động trạng thái trên e-VNeID hoặc cổng Việc làm quốc gia. Hệ thống sẽ ngay lập tức ghi nhận trạng thái chấm dứt đóng bảo hiểm tại đơn vị cũ để làm cơ sở cho người lao động thực hiện các thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng trình tự pháp luật.

• Khi chuyển sang trạng thái không tham gia hoạt động kinh tế: Áp dụng cho các trường hợp người lao động nghỉ việc để tập trung làm nội trợ, mất khả năng lao động dài hạn hoặc dừng các hoạt động tạo ra thu nhập. Việc khai báo giúp cơ quan quản lý nhà nước định biên chính xác tỷ lệ thất nghiệp thực tế và hỗ trợ định hướng các chính sách an sinh xã hội phù hợp theo từng giai đoạn.

Khai báo bổ sung đối với lao động giao kết hợp đồng với nhiều người sử dụng lao động

Đối với phân khúc nhân sự cao cấp hoặc lao động tự do thực hiện cơ chế ký kết hợp đồng lao động song song với nhiều doanh nghiệp cùng lúc, quy định xử lý được siết chặt từ ngày 01/01/2027:

• Trách nhiệm khai báo: Người lao động có nghĩa vụ truy cập hệ thống trực tuyến để chủ động thực hiện cập nhật, bổ sung danh sách tất cả các đơn vị sử dụng lao động mà mình đang giao kết hợp đồng, đi kèm thông tin về mã số thuế, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và ngành nghề kinh tế tương ứng.

• Xử lý đóng bảo hiểm: Quy trình liên thông đảm bảo hệ thống tự động nhận diện và định tuyến nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc tại đơn vị ký hợp đồng đầu tiên, đồng thời cập nhật đúng trạng thái đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN) tại các đơn vị thứ hai trở đi, bảo vệ quyền lợi an toàn lao động toàn diện cho nhân sự trên mạng lưới số.