Trong thời đại số hóa, các doanh nghiệp đang dần thay thế phương pháp quản lý nhân sự truyền thống bằng các phần mềm chuyên dụng. Việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót trong công tác quản trị nhân sự. Vậy phần mềm quản lý nhân sự là gì? Và tại sao doanh nghiệp nên sử dụng? Hãy cùng TS24 tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM - Human Resource Management) là một công cụ công nghệ hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin, tuyển dụng, theo dõi thời gian làm việc, đánh giá hiệu suất, tính lương thưởng và nhiều hoạt động nhân sự khác.

Phần mềm này giúp tự động hóa các quy trình thủ công, lưu trữ dữ liệu một cách khoa học, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh nguồn lực nhân sự để gia tăng hiệu suất lao động.

Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả thường sẽ tích hợp đầy đủ các chức năng:

• Quản lý thông tin nhân viên
• Chấm công, giám sát giờ làm việc
• Quản lý hợp đồng, lương thưởng
• Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo nhân sự
• Đánh giá hiệu suất làm việc
• Quản lý phúc lợi và bảo hiểm xã hội

Tóm lại, phần mềm quản lý nhân sự chính là "trợ lý đắc lực" giúp doanh nghiệp vận hành bộ máy nhân sự chuyên nghiệp, khoa học và hiệu quả hơn.

2. Vai trò của phần mềm quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp

2.1. Tự động hóa quy trình chấm công, giám sát giờ làm việc

Việc theo dõi chấm công bằng sổ tay hoặc máy chấm công truyền thống dễ gây thất thoát dữ liệu và thiếu chính xác. Phần mềm nhân sự giúp tự động ghi nhận giờ làm việc, quản lý chuyên cần, và tích hợp với máy chấm công vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt, giúp giám sát nhân sự một cách chặt chẽ và chính xác.

2.2. Theo dõi & báo cáo hiệu suất nhân viên

Các phần mềm HRM cung cấp báo cáo chi tiết về thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên, theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ đánh giá hiệu suất lao động theo từng giai đoạn. Điều này giúp nhà quản lý có cơ sở khách quan để đưa ra các quyết định khen thưởng, đào tạo hoặc cải thiện hiệu suất làm việc.

2.3. Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân sự nhanh chóng

Với phần mềm quản lý nhân sự, thông tin về từng nhân viên được lưu trữ tập trung, có hệ thống, giúp quản lý dễ dàng tra cứu hợp đồng lao động, bảo hiểm, lương thưởng, lịch sử làm việc,... mà không cần tốn thời gian tìm kiếm trong hàng loạt giấy tờ như trước đây.

2.4. Tiết kiệm thời gian & nâng cao hiệu suất quản trị nhân sự

Nhờ vào công nghệ tự động hóa, phần mềm giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công trong công tác quản lý nhân sự, từ đó tiết kiệm thời gian cho phòng nhân sự và giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như phát triển chiến lược nhân sự, đào tạo và nâng cao chất lượng lao động.

2.5. Tích hợp tính lương, thưởng & quyết toán thuế tự động

Việc tính lương theo cách thủ công có thể dẫn đến sai sót, chậm trễ hoặc thiếu minh bạch. Các phần mềm quản lý nhân sự giúp tự động hóa quá trình tính lương, tích hợp với dữ liệu chấm công, bảo hiểm, phụ cấp, thuế TNCN,... giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình trả lương.

2.6. Dễ dàng kết nối với các phần mềm khác

Một hệ thống HRM hiệu quả có thể tích hợp với phần mềm kế toán, phần mềm chấm công, phần mềm quản lý dự án,... giúp tạo ra một hệ sinh thái đồng bộ, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả hơn.

3. Hr24 - Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện của TS24

Trong số các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay, HR24 của TS24 là một trong những giải pháp hàng đầu, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng nhờ các tính năng vượt trội, đáp ứng nhu cầu quản trị nhân sự một cách toàn diện.

HR24 giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự dễ dàng với các tính năng nổi bật:

Quản lý thông tin nhân viên chuyên sâu:

• Lưu trữ và quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên, bao gồm hợp đồng lao động, thông tin cá nhân, lịch sử công tác, đánh giá năng lực,…
• Hỗ trợ tra cứu và chỉnh sửa dữ liệu nhanh chóng.

Chấm công, tính lương tự động & chính xác:

• Tích hợp với hệ thống máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt, giúp theo dõi chuyên cần hiệu quả.
• Tự động cập nhật dữ liệu chấm công, kết nối với tính lương để đảm bảo tính chính xác, minh bạch.
• Hỗ trợ tính thuế TNCN, BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản phụ cấp khác.

Hỗ trợ tuyển dụng & đào tạo nhân sự:

• Quản lý quy trình tuyển dụng từ đăng tin, lọc hồ sơ đến phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
• Hỗ trợ theo dõi quá trình đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên.

Đánh giá hiệu suất làm việc:

Hỗ trợ xây dựng KPI, đo lường hiệu suất theo từng giai đoạn, giúp doanh nghiệp có cơ sở khách quan để xét thưởng và thăng tiến.

Tích hợp chặt chẽ với các phần mềm khác:

HR24 có thể kết nối với phần mềm kế toán (ezBooks), phần mềm hóa đơn điện tử (iXHD), phần mềm thuế điện tử (TaxOnline) giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự và tài chính một cách liền mạch.

Dễ dàng sử dụng & linh hoạt:

Giao diện thân thiện, dễ thao tác trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp nhà quản trị có thể quản lý nhân sự từ xa một cách hiệu quả.

Với HR24, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 50% thời gian quản lý nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo sự minh bạch trong vận hành.

Kết luận

Việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhân sự, mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và tính minh bạch trong quản lý nhân lực. Đây là một công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn xây dựng một hệ thống quản trị nhân sự hiện đại, chuyên nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công, đã đến lúc chuyển đổi số với phần mềm HRM để tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất lao động.